自治体のデジタル化で、行政窓口の手続きをもっと便利に! ～5つのモデル事業を通して自治体のBPR推進を図る「東京都 区市町村における行政手続等デジタル化モデル事業」～

日本の高齢者人口は2040年にピークに達すると言われており、少子高齢化による人口減少や労働力不足は社会的な問題になっています。自治体内部においても職員数の減少や税収の減少、ベテランからの技術やノウハウの継承などさまざまな問題が懸念されており、これらを補うために、紙ベースの手続きや複雑な内部事務処理などが多い自治体業務のデジタル化は以前から課題として挙がっていました。
さらに、新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、自治体のデジタル化の遅れが表面化したことも、本事業を進めるきっかけとなっています。

この課題に取り組むためには、新たなシステムを導入して一気にデジタル化を目指すのではなく、現状の業務フローを把握し、業務プロセスの見直しから行います。これが、いわゆるBPR (業務改革) と呼ばれる方法です。
東京都は広域自治体として、支援が必要な自治体のBPRに伴走することで、東京全体のデジタル化の底上げを図っていく役割が求められています。

BPRについては、ICTに関する勉強会など、本事業以外の活動でも必要性を伝える取り組みを行っていましたが、こうした勉強会の対象は、各自治体の情報担当やDX (デジタルトランスフォーメーション) 担当の職員になります。そのため、実際の事務を所管する職員にまでマインドチェンジを促せていなかったのが現状です。
また、自治体業務のBPRが難しい原因として、定期的な人事異動による人の入れ替わり、情報担当と事務所管担当との温度感の違いなどがあります。自治体業務のBPRは多くの関係者のマインドチェンジを促すことがとても重要で、一部の人や外部の有識者が強引に進めても成功しません。本事業では、事務所管の職員含め、行政サービスに関わる全ての人たちにBPRの必要性を知っていただき、自分たちでもやってみようというマインドになっていただきたいという思いがありました。

世の中には「BPRって何?」という方も、まだたくさんいらっしゃいます。映像制作にあたっては、BPRを全く知らないという方でも学ぶことができ、さらに、自分から「BPRをやってみたい!」と思っていただけるような内容を目指しました。ただ映像を見て勉強するのではなく、これを土台に自分たちの職場でBPRを行い、同僚の皆さんと知識やノウハウを共有しながら職場全体に広げていただくことが大切だと思います。
そのため、忙しい皆さんが隙間時間を利用して簡単に学べるよう、1つのテーマを7、8個程度のコンテンツに分割し、それぞれが3～5分ほどで視聴できるようにしています。
また、映像は、マインドセットの解説から始まり、次にBPRで業務を抜本的に改革した上でデジタル化するSaaSツールの導入という構成になっています。そして、最後にモデル事業としてBPRを実施した自治体の実践例を紹介していますので、職員の目線から一連の流れを実感し、ご自身の自治体のこととして置き換えていただきやすいのではないでしょうか。
ぜひ、多くの自治体の皆さんに視聴いただき、ご自身の職場で役立てていただきたいと思います。

モデル事業を実施した自治体の皆さんは、忙しい中でBPRを行っていますから、映像制作に協力いただくのは難しいと思っていました。しかし、実際には突然のインタビュー依頼などにご快諾いただき、貴重な生の声をたくさんいただくことができました。本当に素晴らしい映像コンテンツに仕上がったと思います。

自治体業務の本格的なBPRはこれからです。バックオフィスやワークフロー業務など、内部に目を向ければ改善する必要のある業務プロセスはまだまだ多くあります。この映像コンテンツで、多くの自治体がBPRに取り組むきっかけになれば良いなと思っています。